Привет! Меня зовут Марина и я руковожу Кафедрой Goodline, но не только. Помимо Кафедры, управляю другими цифровыми проектами в России, а также во Франции, где живу с 2018 года и применяю опыт, полученный
в Кузбассе.
Работая над крупным проектом автоматизации школьного транспорта в регионе Новая Аквитания, со множеством ИТ-подрядчиков и управляющих партнеров, я обратила внимание что если у некоторых из них есть свои тикет-системы (онлайн-сервисы, где можно ставить задачи на техподдержку или на выделенного менеджера проекта, и отслеживать эти задачи), то у других подрядчиков таких систем нет или они неэффективны.
Поэтому весь контроль задач идет в онлайн-переписке по почте — самому привычному для европейцев каналу общения. Но найти среди потока писем, даже организованного в папки и цепочки, нужное событие, проследить историю решения задачи и ее текущий статус — отнимает время.
В среднем если у меня возникала такая проблема, я тратила полчаса только чтобы найти нужное письмо. За неделю у меня и у коллег набегали часы, можно добавить сюда и раздражение и трату драгоценной энергии. Ведь найти информацию о проблеме — это только начало, а совсем не ее решение.
«Так жить нельзя» — решила я и предложила развернуть Trello для двух подрядчиков и двух активно вовлеченных организаций-партнеров, с которыми возникали проблемы контроля задач и договоренностей.
Вместо поиска по письмам появилась удобная доска задач, разбитых на категории в зависимости от конкретной организации. С одним подрядчиком мы организовали классическую Канбан-доску (задачи «В очереди», «В работе», «Решено»). У каждой организации — свое пространство, доступное только выделенному менеджеру и одному-двум его коллегам. У каждой задачи есть исполнители.
В итоге мы не только сэкономили время поиска и нервы, но и получили прозрачный инструмент аналитики работы с контрагентами — насколько аккуратно мы взаимно соблюдаем договоренности и где возникают «узкие места».
Наведя порядок и высвободив немного времени и энергии, мы с коллегами смогли плотнее взяться за другой параллельный проект, который давно ждал своей очереди.
Кстати, в России есть отличная отечественная замена Trello — инструмент Кайтен, мы тоже используем его, но уже для внутренних задач Кафедры Goodline.